1 · Xác định tình huốngĐọc mục “Khách nói gì → làm gì” ở cuối trang để biết phải mở quy trình nào.
2 · Mở quy trìnhBấm nút xanh “Mở hướng dẫn chi tiết” — có ảnh chụp từng bước trên Kiot.
3 · Vướng thì báoKhông tự xử lý ngoài quy trình. Không chắc → báo Quản lý ngay.
NHÓM 1 · BÁN HÀNG & ĐẶT CỌC
1. Khách đặt cọc mua sản phẩm 8 + 10 + 2 bước
Dùng khi: khách muốn giữ hàng nhưng chưa thanh toán đủ / chưa lấy hàng ngay.
Quy trình gồm 3 phần: Phần 1 nhận cọc → Phần 2 thanh toán phần còn lại khi khách quay lại → Phần 3 đối chiếu lại 2 lần thu tiền.
- Vào Quản lý → Đơn hàng → Đặt hàng, chọn mã hàng khách cọc.
- Lưu thông tin khách + check membership (nếu có) — bắt buộc có SĐT.
- Nhập đúng số tiền khách cọc → chọn phương thức cọc → note lại thông tin.
- Bấm ĐẶT HÀNG → in phiếu đặt hàng cho khách.
- Khi khách quay lại: tìm phiếu → Xử lý đơn hàng → chỉ nhập số tiền CÒN LẠI → Tạo hóa đơn → Thanh toán.
- Mở Lịch sử thanh toán đối chiếu 2 lần thu.
Lưu ý: Cọc + còn lại = tổng tiền hàng (tự nhẩm lại trước khi lưu). Cọc chỉ nhận Tiền mặt hoặc CK theo STK chi nhánh hiện tại — CK phải báo Quản lý. Thời gian giữ cọc & giữ sản phẩm KHÔNG QUÁ 7 NGÀY. Không nhập lại tiền cọc ở bước thanh toán → sẽ thu trùng của khách.
Mở hướng dẫn chi tiết →
2. Cho mượn hàng — bấm “Đặt hàng” trên Kiot 8 + 4 bước
Áp dụng: SPID / LS2 Quận 7 · Phiếu đặt hàng dùng để theo dõi hàng cho mượn & nhận trả.
Khi cho mượn: tạo phiếu đặt hàng → chọn mã hàng → chọn bên mượn → chọn nhân viên cho mượn → note ghi chú → “Khách thanh toán” = 0 → bấm Đặt hàng → kiểm tồn kho.
Khi nhận trả: vào Quản lý → Đặt hàng → tìm phiếu lúc cho mượn → đối chiếu hàng trả thực tế → bấm Hủy phiếu.
Lưu ý: Chưa trả đủ hàng thì KHÔNG được hủy phiếu. Sản phẩm đang cho mượn sẽ hiện tồn: Tổng KH Đặt 1 – Tồn 1 = Thực tế 0 — không phải lỗi. Thường xuyên kiểm phiếu đặt hàng để tránh thất lạc hàng / lệch Kiot.
Mở hướng dẫn chi tiết →
3. Đổi hàng TH1: 7 bước · TH2: 7 bước · Kiot: 5 bước
Hai trường hợp: ① Đổi tại shop và ② Khách ở xa (shop nhận hàng gửi về).
- Xác nhận thông tin khách + hóa đơn mua.
- Kiểm tra còn trong 72 GIỜ không — quá 72h không áp dụng đổi.
- Kiểm tra sản phẩm có dấu hiệu đã sử dụng chưa.
- Đổi hàng → xác nhận lại với khách.
- Thao tác Kiot đổi hàng: tìm hóa đơn cũ → chọn hàng khách gửi lại → chọn hàng shop đổi → bù lệch (nếu cao tiền hơn) → đổi tên người trả hàng → Trả hàng.
- TH2: làm đơn lấy hàng về shop + thông báo phí ship đổi hàng cho khách; sau đó làm đơn đổi gửi khách.
Lưu ý: Hoàn bù phần lệch bằng voucher 1 năm — phải ghi tên + SĐT khách và số tiền voucher, sau đó báo Quản lý.
Mở hướng dẫn chi tiết →
NHÓM 2 · KHO
4. Cân bằng kho — “Kiểm kho” 9 bước + 4 TH + 6 bước
Kiểm hàng tồn thực tế và đối chiếu với số liệu trên KiotViet (định kỳ hoặc khi nghi lệch).
- Mở trang Kiểm kho → tạo phiếu kiểm mới.
- Chọn nhóm hàng cần kiểm → nhập số lượng thực tế tại shop.
- Kiểm bảng “Chưa kiểm” (không được sót mã nào).
- Kiểm tổng số lượng → kiểm bảng “Lệch”.
- Ghi tên người kiểm → bấm Hoàn thành.
4 trường hợp lệch: TH1 không lệch · TH2 lệch size/màu nhưng tổng vẫn khớp · TH3 thiếu/dư hàng thật · TH4 hàng đã cho mượn (có phiếu). Phần 3 riêng: kiểm kho sau đổi lót (6 bước).
Lưu ý: Hàng không có thực tế → nhập “0”, KHÔNG để trống, KHÔNG xóa mã hàng. Có lệch thật → KHÔNG bấm “Hoàn thành”, báo Quản lý ngay. Chỉ Hoàn thành khi Tổng chênh lệch = 0.
Mở hướng dẫn chi tiết →
5. Chuyển hàng nội bộ Bên chuyển 8 · Bên nhận 7
Áp dụng cho bên chuyển hàng và bên nhận hàng trên KiotViet.
Bên chuyển: vào phần chuyển hàng → bấm “Chuyển hàng” → tìm mã hàng → đối chiếu số lượng Kiot với thực tế → chọn chi nhánh nhận → note tên người soạn + ghi chú → bấm Hoàn thành → note mượn hàng nếu khác luồng.
Bên nhận: tìm phiếu → Mở phiếu → đối chiếu thực tế → nhập số lượng nhận thực tế → note tên người nhận → bấm Nhận hàng → kiểm trạng thái “Đã nhận”.
Lưu ý: Luồng hàng Công ty Megastar gồm 4 chi nhánh: LS2 Quận 3 · LS2 Tân Phú · LS2 Chợ Lớn · EGO Store Mega Market. Hàng đi khác luồng phải note mượn hàng (bước 8). Thường xuyên kiểm phiếu đã chuyển sang “Đã nhận” chưa — tránh thất lạc hàng và lệch Kiot.
Mở hướng dẫn chi tiết →
NHÓM 3 · BẢO HÀNH & GIẶT NÓN
6. Tiếp nhận bảo hành (Kiot + phiếu BBI) 7 + 13 + 5 bước
Mở file này là đủ cả 3 phần: Phần 1 quy trình tiếp nhận · Phần 2 thao tác Kiot giặt nón/bảo hành/sửa chữa · Phần 3 điền phiếu bảo hành BBI.
- Tiếp nhận: lấy SĐT khách + chụp tem CHG.
- Kiểm tra và hỗ trợ khách tại shop.
- Lập phiếu Yêu cầu sửa chữa (YCSC) trên Kiot → in/gửi khách.
- Thông báo khách thời gian 7–15 ngày.
- Làm phiếu BBI gửi hãng (nếu là hàng BBI/LS2/Zeus/YOHE/BULLDOG/EGO).
- Nhận hàng từ hãng → kiểm tra kỹ.
- Giao cho khách → cập nhật HOÀN THÀNH trên Kiot.
Lưu ý: Khách không mua tại shop mà vẫn có tem CHG → VẪN hỗ trợ bảo hành. Mốc xác định là tem CHG, không phải hóa đơn. Mọi việc gửi/nhận hãng phải báo lên group bảo hành Zalo để có bằng chứng khi thất lạc hoặc hãng trả sai hàng. Gói giặt 3/4 hoặc Fullface PRO: nhớ key khăn 3M 0đ.
Mở hướng dẫn chi tiết →
7. Kích hoạt bảo hành nón 3 bước
Hướng dẫn khách kích hoạt bảo hành chính hãng ngay khi nhận nón.
- Mở app Zalo → quét mã QR trên tem.
- Kiểm tra tem phía sau nón (2 trường hợp: tem mới / tem cũ).
- Điền thông tin & hoàn tất.
Lưu ý: Thời hạn kích hoạt là 7 NGÀY kể từ ngày khách nhận hàng — phải nhắc khách ngay lúc giao nón, quá hạn mất quyền lợi bảo hành.
Mở hướng dẫn chi tiết →
BẢNG TRA NHANH — KHÁCH NÓI GÌ → LÀM GÌ
| Tình huống | Phải làm gì | Mở quy trình |
|---|---|---|
| “Em muốn giữ hàng, cọc trước” | Nhận cọc 8 bước, in phiếu đặt hàng | Đặt cọc |
| “Chị trả nốt tiền, lấy hàng” | Xử lý đơn → chỉ nhập số còn lại → đối chiếu 2 lần thu | Đặt cọc (P2) |
| Đại lý / chi nhánh khác mượn hàng | Tạo phiếu đặt hàng, “Khách thanh toán” = 0 | Cho mượn |
| Bên mượn trả hàng | Đối chiếu thực tế rồi mới Hủy phiếu | Cho mượn (P2) |
| “Cho em đổi hàng” | Check 72h + sản phẩm chưa sử dụng | Đổi hàng |
| Khách ở xa muốn đổi | Đơn lấy hàng về shop + báo phí ship, rồi đổi | Đổi hàng (TH2) |
| Tới kỳ kiểm kê / nghi lệch kho | Kiểm thực tế → xử lý theo 4 TH lệch → chỉ Hoàn thành khi lệch = 0 | Cân bằng kho |
| Cần chuyển hàng sang chi nhánh | Lập phiếu chuyển, đối chiếu SL thực tế; bên nhận bấm “Nhận hàng” | Chuyển hàng |
| Khách mang nón tới giặt / sửa / bảo hành | Lấy SĐT + chụp tem CHG → lập phiếu YCSC trên Kiot | Tiếp nhận BH |
| Hàng phải gửi về hãng BBI | Lập phiếu BBI, báo group Zalo ngày hãng lấy | Tiếp nhận BH (P3) |
| Khách nhận nón, cần kích hoạt BH | Quét QR Zalo, nhắc hạn 7 ngày | Kích hoạt BH |
| Không biết món hàng đang ở đâu | Tra phiếu chuyển hàng (“Đã nhận” chưa) & phiếu cho mượn | Chuyển hàng |
§ QUY ĐỊNH CHUNG & MỐC THỜI HẠN
| Mốc thời hạn | Quy định |
|---|---|
| Đổi hàng | 72 giờ kể từ lúc mua, sản phẩm chưa sử dụng |
| Giữ cọc & giữ sản phẩm | Không quá 7 ngày |
| Kích hoạt bảo hành nón | 7 ngày kể từ ngày khách nhận hàng |
| Bảo hành gửi hãng | 7 – 15 ngày |
| Voucher bù lệch khi đổi hàng | Hiệu lực 1 năm — ghi rõ tên + SĐT khách |
| Cọc tiền hàng | Tiền mặt hoặc CK theo STK chi nhánh hiện tại (CK phải báo Quản lý) |
- Đúng quy trình, không tự chế. Không chắc hoặc phát sinh ngoài quy trình → báo Quản lý ngay, không tự quyết.
- Việc gì cũng phải có phiếu trên Kiot + báo group Zalo (bảo hành, cho mượn, chuyển hàng, cọc CK). Đây là bằng chứng duy nhất khi thất lạc hàng hoặc hãng trả sai.
- SĐT khách là bắt buộc ở mọi phiếu — không có SĐT thì sau này không tra được.
- Chỉ bấm “Hoàn thành” / “Hủy phiếu” khi đã đối chiếu khớp thực tế. Bấm sớm = lệch Kiot, phải làm lại từ đầu.
- Tem CHG là căn cứ bảo hành, không phải hóa đơn — khách mua ở đâu có tem CHG vẫn hỗ trợ.