Áp dụng trên KiotViet · Phần 1: Nhận cọc · Phần 2: Thanh toán phần còn lại · Phần 3: Kiểm tra lại
PHẦN 1 · NHẬN CỌC
1
Vào Quản lý → Đơn hàng → Đặt hàng
Vào menu Quản lý → Đơn hàng → chọn Đặt hàng.
Bước 1 – đường dẫn Quản lý → Đơn hàng → Đặt hàng
Hoặc mở nhanh: ở tab Hóa đơn bấm nút + → chọn Thêm mới đặt hàng.
Cách khác – nút “+” → Thêm mới đặt hàng
2
Tìm và chọn mã hàng hóa cần đặt
Gõ mã/tên hàng vào thanh tìm kiếm rồi bấm chọn đúng mã – đúng size, đúng màu.
Bước 2 – chọn mã hàng, kiểm tra Tồn / Đặt NCC / KH đặt
3
Lưu thông tin khách hàng và check membership (nếu có)
Nhập tên khách hoặc SĐT → chọn đúng khách trong danh sách. Khách có thẻ thành viên thì kiểm tra Điểm hiển thị ngay dưới tên.
Bắt buộc lưu SĐT khách — không có SĐT thì sau này không tra được phiếu cọc.
Bước 3 – ô khách hàng hiển thị KH: KIM LONG 0387178475 · Điểm: 993
4
Nhập số tiền khách đặt cọc
1 Tổng số tiền PHẢI thanh toán
2 Số tiền nhận cọc
3 Số tiền còn lại
2 + 3 = 1 — nhập cọc xong phải tự nhẩm lại: cọc + còn lại = tổng tiền hàng.
Bước 4 – 1: Tổng tiền hàng · 2: Khách thanh toán (tiền cọc) · 3: Khách cần trả
5
Chọn phương thức cọc tiền
Chọn Tiền mặt hoặc Chuyển khoản (VietinBank – Hộ Kinh Doanh).
Cọc tiền hàng CHỈ nhận Tiền mặt hoặc CK Vietin Hộ Kinh Doanh. Không nhận kênh khác.
Bước 5 – chọn Tiền mặt hoặc Chuyển khoản VietinBank HKD
6
Note lại thông tin
Ghi đủ 4 dòng theo mẫu:
Giá nón: …
Cọc: … (Ngày cọc – Tại cửa hàng)
Còn lại: …
Hẹn ngày giữ nón: 7 ngày
Bước 6 – khung ghi chú (ô vàng) trước khi đặt hàng
7
Bấm “ĐẶT HÀNG” để hoàn thành phiếu
Kiểm tra lại 1 lượt rồi bấm ĐẶT HÀNG. Phiếu lưu ở trạng thái Phiếu tạm.
Bước 7 – bấm nút ĐẶT HÀNG góc phải dưới
8
In phiếu đặt hàng cho khách
Bấm IN để in phiếu ORDER ĐẶT HÀNG giao khách, kiểm tra mã phiếu + số tiền cọc + hạn giữ hàng trên phiếu.
Bước 8 – phiếu ORDER ĐẶT HÀNG in cho khách (DH000562)
Báo khách: thời gian giữ cọc và giữ sản phẩm KHÔNG QUÁ 7 NGÀY.
Sau đó báo thông tin đặt cọc lên group để mọi người cùng theo dõi. ĐẶC BIỆT khách cọc CK HKD phải báo lại Quản lý.
PHẦN 2 · THANH TOÁN PHẦN CÒN LẠI
1
Vào Quản lý → Đơn hàng → Đặt hàng
Vào menu Quản lý → Đơn hàng → Đặt hàng.
Bước 1 – vào danh sách phiếu đặt hàng
2
Tìm phiếu đặt hàng lúc khách cọc
1 Tìm theo tên / mã hàng hóa (VD: e82)
2 Tìm theo SĐT khách (VD: 0387178475)
Bước 2 – tìm theo mã hàng hoặc SĐT khách rồi bấm Tìm kiếm
3
Kiểm tra thông tin KH, sản phẩm và bấm “Xử lý đơn hàng”
Tên khách + SĐT đúng người đã cọc
Mã hàng, size, màu, số lượng đúng
Trạng thái phiếu: Phiếu tạm
Bước 3 – phiếu đặt hàng DH000562, bấm nút Xử lý đơn hàng
4
Kiểm tra số tiền khách đã cọc trước đó
1 Tổng tiền hàng
2 Khách đã trả (tiền cọc)
3 Khách cần trả (còn lại)
Bước 4 – 1.980.000 – đã trả 1.000.000 – còn 980.000
5
Nhập số tiền còn lại khách trả vào ô “Khách thanh toán”
Chỉ nhập ĐÚNG số còn lại (ô vàng). Không nhập lại tiền cọc → sẽ thu trùng của khách.
Bước 5 – ô Khách thanh toán = 980.000 (đúng số còn lại)
6
Chọn phương thức thanh toán
Chọn đúng kênh khách vừa trả: Tiền mặt / Chuyển khoản / Thẻ / Ví.
Bước 6 – chọn phương thức thanh toán của phần còn lại
7
Note ghi chú
Ghi tiếp vào khung ghi chú: “Còn lại: 980.000 (Đã trả phần còn lại vào ngày 27/10/2026 – Tại cửa hàng)” để phiếu có dấu vết ngày thu tiền.
Bước 7 – ghi chú ngày khách trả phần còn lại
8
Chọn tên người bán
Chọn đúng tên nhân viên trực tiếp thu tiền — dùng để đối chiếu doanh số cuối ngày.
Bước 8 – chọn tên người bán ở góc phải trên
9
Bấm “TẠO HÓA ĐƠN”
Kiot sẽ tự tạo hóa đơn bán lẻ từ phiếu đặt hàng.
Bước 9 – bấm nút TẠO HÓA ĐƠN
10
Kiểm tra lại thông tin trên HĐ bán lẻ rồi bấm “THANH TOÁN”
1 Tên sản phẩm + số tiền đã thanh toán
2 Số tiền khớp với phiếu đặt hàng
3 Thông tin khách
4 Tên người bán
Bước 10 – kiểm tra 4 mục ①②③④ rồi bấm THANH TOÁN
PHẦN 3 · KIỂM TRA LẠI LỊCH SỬ GIAO DỊCH
1
Mở tab “Lịch sử thanh toán”
Ở phiếu đặt hàng hoặc hóa đơn, bấm tab Lịch sử thanh toán để xem lại toàn bộ tiền đã thu.
Tab Lịch sử thanh toán của phiếu đặt hàng DH000562
2
Đối chiếu 2 lần thu tiền
1 Cọc lần đầu – 1.000.000
2 Thanh toán phần còn lại – 980.000
Mỗi dòng cho biết thời gian, người tạo, phương thức và số tiền. Tổng 2 dòng phải bằng tổng tiền hàng 1.980.000.
Lịch sử 2 lần giao dịch: ① cọc · ② thanh toán phần còn lại
✅ HOÀN THÀNH khi: phiếu đặt hàng đã in cho khách · phần còn lại đã tạo hóa đơn & thanh toán · lịch sử giao dịch hiện đủ 2 lần thu tiền khớp tổng tiền hàng.
