📘 SOP TỔNG HỢP — QUY TRÌNH TIẾP NHẬN BẢO HÀNH
KIOT (GIẶT NÓN) + PHIẾU BẢO HÀNH BBI

Gồm 3 phần: Phần 1 — quy trình tiếp nhận bảo hành 7 bước (tổng quan, hiển thị trước) · Phần 2 — SOP Kiot làm phiếu YCSC · Phần 3 — SOP điền phiếu bảo hành BBI. Tại Bước 3 và Bước 5 có nút bấm nhảy tới SOP tương ứng.

PHẦN 1 — QUY TRÌNH TIẾP NHẬN BẢO HÀNH (7 BƯỚC)

Bước 1 — Tiếp nhận bảo hành

Kiểm tra số điện thoại mua hàng, Tem CHG.

Lưu ý: không mua hàng tại shop mà vẫn có tem CHG vẫn hỗ trợ bảo hành.

Bước 2 — Kiểm tra và hỗ trợ khách

Hỗ trợ khách về vấn đề khách gặp phải — hỗ trợ kiểm tra trực tiếp cho khách tại shop. Nếu vẫn không được thì sẽ gửi về hãng bảo hành.

Bước 3 — Thao tác Kiot làm phiếu tiếp nhận để gửi khách

Lập phiếu Yêu cầu sửa chữa (YCSC) trên KiotViet. Bấm nút bên dưới để xem hướng dẫn thao tác từng bước trên Kiot.

👉 Xem SOP Kiot — Làm phiếu tiếp nhận (Phần 2)

Bước 4 — Thông báo cho khách

Thông báo cho khách thời gian bảo hành từ 7 – 15 ngày.

Bước 5 — Làm phiếu Bảo hành gửi về hãng (nếu là BBI)

Nếu sản phẩm là hàng BBI, làm phiếu bảo hành gửi về hãng. Bấm nút bên dưới để xem hướng dẫn điền phiếu BBI.

👉 Xem SOP điền phiếu bảo hành BBI (Phần 3)

Bước 6 — Nhận hàng bảo hành từ hãng

Nhận hàng bảo hành từ hãng — phải kiểm tra kỹ trước khi trả khách.

Bước 7 — Giao cho khách

Giao hàng cho khách. Hoàn tất quy trình bảo hành.

PHẦN 2 — SOP KIOT: GIẶT NÓN / BẢO HÀNH / SỬA CHỮA

📘 HƯỚNG DẪN THAO TÁC KIOTVIET — GIẶT NÓN / BẢO HÀNH / SỬA CHỮA

Quy trình lập phiếu Yêu cầu sửa chữa (YCSC) trên KiotViet — kèm ảnh chụp thực tế từng bước, khoanh đỏ vị trí cần thao tác.

Bước 1 — Vào Quản lý → Đơn hàng → Yêu cầu sửa chữa

Trên menu Quản lý, chọn mục Đơn hàng → Yêu cầu sửa chữa.

Bước 2 — Hoặc lập nhanh trên trang bán hàng

Ở trang bán hàng, nhấn nút + trên tab Hóa đơn → chọn Thêm mới sửa chữa.

Bước 3 — Chọn gói GIẶT NÓN

Tìm "Giặt nón" trên thanh tìm kiếm → chọn đúng gói:
• Giặt nón 3/4 gói PRO — mã GIATNON34PRO (120.000đ)
• Giặt nón FULLFACE gói PRO — mã GIATNONFFPRO (150.000đ)

Bước 4 — Chọn mã BẢO HÀNH / SỬA CHỮA

Tìm "Bảo hành" → chọn đúng mã dịch vụ (VD: Bảo hành - thay dây khóa BHDAYKHOA 300.000đ, dán keo viền nón BHDANKEO...).

Bước 5 — Điền thông tin phiếu sửa chữa

Nhập: Serial/IMEI/Biển số, Model, Số lượng, Hẹn trả khách, Loại yêu cầu, Kỹ thuật viên, ghi chú tình trạng nón. Dán mã Kiot vào ô "Dịch vụ sửa chữa, hàng hóa thay thế" — để tạo số tiền thanh toán.

Bước 6 — LƯU Ý: gói giặt 3/4 hoặc Fullface PRO nhớ key khăn 3M 0đ

LƯU Ý: Thêm mã 3MKHAN30X30 (KHĂN 3M GIẶT NÓN) với đơn giá 0đ (giảm trừ 40.000đ) cho khách.

Bước 7 — Dịch vụ tính phí KHÔNG có mã trên KIOT

Có thể dùng mã "Bảo hành" (BHPADKINH), số lượng 1, sau đó nhập số tiền cần thanh toán vào cột Đơn giá (VD: 100.000đ thay pad kính).

Bước 8 — Chọn Loại yêu cầu của YCSC

Mở dropdown Loại yêu cầu → chọn: Sửa chữa dịch vụ / Giặt nón / Thay khóa nón / Dán viền keo / Bh...

Bước 9 — Lưu thông tin khách hàng & thanh toán

Tìm & chọn khách hàng (F4). Kiểm tra Khách cần trả.
⚠ BẮT BUỘC nhập số tiền "Khách thanh toán" sau khi chọn hình thức TM / Chuyển khoản / Thẻ / Ví, rồi mới cho khách thanh toán.

Bước 10 — Lưu thông tin nón + ghi chú (giặt nón)

Nhập Serial/IMEI (VD: OF600 Trắng XL - 0387875), Model, Ghi chú tình trạng (VD: NÓN TRẦY NGOÀI, KÍNH CÓ TRẦY, MÚT SỐN) + đính kèm ảnh nón nếu cần.

Bước 11 — Lưu thông tin nón + ghi chú (bảo hành/sửa chữa)

Ghi chú rõ tình trạng và thỏa thuận: VD "Gãy pad kính âm, gửi hàng thay pad kính, hàng báo giá 300k. CHƯA THANH TOÁN, thay xong gọi khách ghé lấy rồi thanh toán".

Bước 12 — Chọn người giặt / người sửa chữa nón

Chọn Kỹ thuật viên (người giặt/sửa tại tiệm).
⚠ PHẢI chọn tên người giặt/sửa để tính HOA HỒNG. Thường xuyên kiểm tra & cập nhật trạng thái phiếu.

Bước 13 — Cập nhật HOÀN THÀNH khi khách đã nhận nón

Khi khách nhận nón giặt XONG / sửa chữa XONG: Trạng thái = Hoàn thành, nhập Ngày hoàn thành, chọn Kỹ thuật viên.
⚠ HOA HỒNG chỉ được TÍNH khi phiếu YCSC được cập nhật trạng thái HOÀN THÀNH.

✅ CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG

PHẦN 3 — SOP ĐIỀN PHIẾU BẢO HÀNH GỬI BBI

📘 Quy trình điền phiếu bảo hành gửi BBI (LS2 / Zeus / YOHE / BULLDOG / EGO)

Đối tượng áp dụng: quy trình làm phiếu bảo hành gửi hãng BBI (Công ty TNHH XNK BB Quốc tế) khi sản phẩm cần gửi về hãng sửa chữa / bảo hành.

Lưu ý quan trọng: khách không mua hàng tại shop mà vẫn có tem CHG → vẫn hỗ trợ bảo hành. Dấu mốc để xác định là tem CHG, không phải hóa đơn mua hàng.

Bước 1 — Chụp tình trạng + tem CHG, gửi lên group bảo hành Zalo

Chụp tình trạng sản phẩm bị gì và chụp tem CHG, gửi lên group bảo hành trên Zalo. Sau đó lập phiếu bảo hành BBI.

Chụp tem CHG trên sản phẩm — vị trí gạch đỏ

Bước 2 — Điền phiếu (đầy đủ các trường)

Điền đầy đủ các thông tin của sản phẩm trên phiếu: ngày nhận, tên hàng (nón/giày gì), mã hàng, màu sắc, số lượng, mã CHG (số seri trên tem), phần tình trạng hàng sửa chữa, bảo hành — mô tả rõ lỗi để hãng kiểm tra.

Phiếu bảo hành BBI — các trường cần điền: Ngày, Tên Đại lý, Địa chỉ, SĐT, Tên hàng, Mã hàng, Số lượng, Mã CHG, Tình trạng hàng

Bước 3 — Khi hãng tới lấy hàng

Khi hãng tới lấy hàng, phải thông báo lên group bảo hành trên Zalo ngày hãng lấy — để có bằng chứng sau này nếu thất lạc hàng, hoặc hãng trả lại sai sản phẩm khách gửi thì có căn cứ làm việc lại với hãng.

Bước 4 — Khi hãng gửi trả lại (sau 7–15 ngày)

Thời gian bảo hành 7 – 15 ngày. Khi hãng gửi lại hàng và mình nhận được, báo lên group bảo hành những gì đã nhận được.

Bước 5 — Kiểm tra kỹ hàng từ hãng trước khi trả khách

Nhận hàng từ hãng phải kiểm tra kỹ lại sản phẩm (đúng sản phẩm khách gửi, lỗi đã được xử lý) — sau đó mới gọi khách tới nhận sản phẩm bảo hành.

Tóm tắt 5 bước: Chụp ảnh + tem CHG lên group Zalo, lập phiếu → Điền đủ thông tin phiếu → Thông báo group ngày hãng lấy → Báo group khi hãng trả hàng (7–15 ngày) → Kiểm tra kỹ rồi mới gọi khách nhận.

📘 SOP TỔNG HỢP — QUY TRÌNH TIẾP NHẬN BẢO HÀNHKIOT (GIẶT NÓN) + PHIẾU BẢO HÀNH BBI